Fristenüberwachung

Kündigungsfristen automatisch berechnen und rechtzeitig erinnern

Die teuerste Frist ist die, die man vergisst. Ein übersehener Kündigungstermin bedeutet meist ein weiteres Jahr Vertragsbindung. Diese Software überwacht Ihre Kündigungsfristen automatisch: Sie berechnet den Termin, hält ihn bei Verlängerungen aktuell und erinnert Sie mehrfach vorher – per E-Mail und in der Übersicht.

So wird der Kündigungstermin berechnet

Der Kündigungstermin ist kein starres Datum, sondern ergibt sich aus zwei Angaben: dem Laufzeitende und der Kündigungsfrist. Die Software zieht die normalisierte Frist vom Laufzeitende ab und kennt so den letztmöglichen Kündigungszeitpunkt.

  • Kündigungstermin = Laufzeitende minus Kündigungsfrist
  • Kündigungsfristen werden beim Auslesen normalisiert, etwa drei Monate zum Laufzeitende
  • Automatische Verlängerung lässt den Termin auf den nächsten Stichtag weiterrollen
  • Grundlage sind die geprüften Felder aus der KI-Auslesung

Erinnerungen, die mehrfach anklopfen

Dreistufig

Standardmäßig erinnert die Software 60, 30 und 7 Tage vor dem Kündigungstermin. So haben Sie erst Vorlauf zum Nachdenken und später einen letzten Anstoß zum Handeln.

Zwei Kanäle

Die Erinnerung kommt per E-Mail und erscheint zugleich in der In-App-Übersicht. Wer selten ins Programm schaut, wird trotzdem im Postfach erreicht.

Klare Zuständigkeit

Je Vertrag legen Sie einen Verantwortlichen fest, der die Erinnerungen erhält. So landet die Frist bei der Person, die tatsächlich entscheidet.

Vorlaufzeiten an Ihre Verträge anpassen

Nicht jeder Vertrag braucht denselben Vorlauf. Bei einer wichtigen Dienstleistung möchten Sie vielleicht früher Bescheid wissen, bei einem kleinen Abonnement genügt ein kurzer Hinweis. Deshalb sind die Vorlaufzeiten der Erinnerungen anpassbar.

Die dreistufige Voreinstellung mit 60, 30 und 7 Tagen deckt die meisten Fälle ab. Wo Sie mehr Vorlauf für Verhandlungen oder eine Ausschreibung brauchen, passen Sie die Fristen individuell an.

Automatische Verlängerung im Griff

Gerade bei Verträgen mit automatischer Verlängerung ist die Fristüberwachung entscheidend. Läuft der Termin ab, ohne dass gekündigt wurde, verlängert sich der Vertrag – und der Kündigungstermin rollt auf den nächsten Stichtag weiter.

  • Verlängerungsperiode wird beim Auslesen erfasst
  • Kündigungstermin rollt automatisch auf den nächsten möglichen Stichtag
  • Sie werden vor jedem Stichtag erneut erinnert
  • Klauseln zur Verlängerung sind im Klartext hinterlegt

Fristen in den eigenen Kalender exportieren

Wer seine Termine lieber im gewohnten Kalender sieht, exportiert die Fristen als ICS-Datei – auch für Google Calendar. So erscheint der Kündigungstermin dort, wo Sie ohnehin planen, zusätzlich zu den E-Mail-Erinnerungen.

Das Modul kostet 49 Euro pro Monat je Gesellschaft, ist monatlich kündbar und wird in Deutschland DSGVO-konform betrieben. Die Fristenüberwachung ist damit ein fester, kalkulierbarer Baustein Ihrer Vertragsarbeit.

In der Praxis lohnt sich ein Blick darauf, welche Vertragsarten besonders von der automatischen Fristüberwachung profitieren. Wartungs- und Serviceverträge verlängern sich oft um ein volles Jahr, Versicherungen und Leasingverträge haben feste Stichtage, und Software-Abonnements laufen leicht unbemerkt weiter. Gerade diese Verträge sind es, bei denen eine verpasste Frist unmittelbar Geld kostet, weil eine weitere Laufzeitperiode ausgelöst wird.

Damit die Berechnung stimmt, kommt es auf saubere Ausgangsdaten an. Die KI normalisiert die Kündigungsfrist beim Auslesen, etwa in die Form drei Monate zum Laufzeitende, und markiert unklare Angaben zur Prüfung. Sie kontrollieren diese Felder einmal, danach berechnet die Software den Termin selbst und hält ihn bei jeder Verlängerung aktuell. Die dreistufige Erinnerung sorgt anschließend dafür, dass die Frist nicht nur korrekt berechnet, sondern auch rechtzeitig bei der verantwortlichen Person ankommt, über zwei Kanäle per E-Mail und in der Übersicht und bei Bedarf zusätzlich im exportierten Kalender.

Häufige Fragen

Woher weiß die Software, wann ich kündigen muss?

Sie berechnet den Kündigungstermin aus dem ausgelesenen Laufzeitende abzüglich der Kündigungsfrist. Beide Angaben stammen aus der KI-Auslesung des Vertrags und können von Ihnen geprüft werden. Bei automatischer Verlängerung rollt der Termin auf den nächsten Stichtag weiter.

Wie oft werde ich erinnert?

Standardmäßig dreimal: 60, 30 und 7 Tage vor dem Kündigungstermin. Die Erinnerungen kommen per E-Mail und erscheinen in der In-App-Übersicht. Die Vorlaufzeiten lassen sich je nach Vertrag anpassen, wenn Sie mehr oder weniger Vorlauf brauchen.

Was ist bei Verträgen mit automatischer Verlängerung?

Diese sind besonders tückisch, weil eine verpasste Frist eine weitere Laufzeit auslöst. Die Software erfasst die Verlängerungsperiode und rollt den Kündigungstermin nach jeder Verlängerung auf den nächsten Stichtag weiter, sodass Sie vor jedem Termin erneut erinnert werden.

Kann ich die Fristen auch im Kalender sehen?

Ja. Sie exportieren Fristen als ICS-Datei, die sich in Google Calendar und andere Kalenderprogramme einlesen lässt. Zusätzlich stehen die Termine in der In-App-Übersicht und erreichen Sie über die E-Mail-Erinnerungen.

Wer bekommt die Erinnerung im Team?

Je Vertrag legen Sie einen Verantwortlichen fest, der die Erinnerungen erhält. So geht die Frist an die Person, die den Vertrag tatsächlich betreut und über eine Kündigung oder Verlängerung entscheidet.