Vertragsmanagement · Laufzeiten

Laufzeiten und Verlängerungen sauber im Griff

Ob Vertrag ausläuft, sich verlängert oder in eine unbefristete Phase übergeht, entscheidet über Kosten und Handlungsspielraum. Unser Vertragsmanagement liest Beginn, Laufzeitende, Mindestlaufzeit und Verlängerungsperiode per KI aus und schreibt den Kündigungstermin bei jeder Verlängerung fort.

Alle Laufzeitangaben an einer Stelle

Beginn und Laufzeitende

Die KI erkennt Vertragsbeginn und Laufzeitende und normalisiert sie in klare Datumsangaben. So sehen Sie je Vertrag, ab wann und bis wann er gilt, ohne den Text durchsuchen zu müssen.

Mindestlaufzeit

Mindestlaufzeiten bestimmen, wie lange Sie gebunden sind. Die KI erkennt entsprechende Klauseln, fasst sie im Klartext zusammen und belegt sie mit dem Originalwortlaut – wichtig, bevor Sie einen vorzeitigen Ausstieg planen.

Automatische Verlängerung

Verlängerungsklauseln samt Periode werden ausgelesen. Der Kündigungstermin rollt bei jeder Verlängerung automatisch weiter, sodass die Frist über Jahre aktuell bleibt.

Der Lebenszyklus eines Vertrags

  • Jeder Vertrag trägt einen Status: aktiv, in Prüfung, gekündigt oder ausgelaufen.
  • Ausgelaufene und gekündigte Verträge bleiben im Register auffindbar, statt zu verschwinden.
  • Über den Statuswechsel dokumentieren Sie den Übergang von aktiv zu gekündigt oder ausgelaufen nachvollziehbar.
  • Zusatzdokumente wie Nachträge und Kündigungsschreiben dokumentieren Änderungen der Laufzeit.
  • Der Kategoriefilter und die Volltextsuche zeigen bei Bedarf nur bestimmte Verträge oder Laufzeitgruppen.
  • Zusatzdokumente wie Nachträge dokumentieren Verlängerungen und Änderungen der Laufzeit lückenlos.
  • Der CSV-Export liefert eine Übersicht aller Laufzeiten für eigene Auswertungen.

Fristen, die sich selbst aktualisieren

Der eigentliche Vorteil einer laufzeitgenauen Verwaltung zeigt sich bei den Fristen: Aus Laufzeitende minus Kündigungsfrist entsteht automatisch der Kündigungstermin, und Erinnerungen gehen 60, 30 und 7 Tage vorher per E-Mail und in der Anwendung raus. Verlängert sich ein Vertrag, verschiebt sich der Termin auf die nächste Periode – Sie pflegen kein einziges Datum manuell nach. Die Vorlaufzeiten lassen sich anpassen, und je Vertrag ist ein Verantwortlicher hinterlegt, sodass die Erinnerung die richtige Person erreicht. Selbst bei Verträgen, die sich mehrfach über Jahre verlängern, bleibt die Frist so verlässlich im Blick, ohne dass jemand eine Tabelle nachziehen muss.

Verlängerungen bewusst entscheiden

Rechtzeitig verhandeln

Der 60-Tage-Vorlauf gibt Ihnen Zeit, Angebote einzuholen und über eine Verlängerung bewusst zu entscheiden, statt sie stillschweigend hinzunehmen.

Kosten im Blick

Zu jeder Laufzeit gehören Kosten. Hauptentgelt und Zahlungsrhythmus fließen in eine Hochrechnung nach Kategorie und Richtung, sodass Sie den Wert einer Verlängerung einschätzen können.

Preisgleitklauseln beachten

Preisgleit- und Indexklauseln verändern die Konditionen bei Verlängerung. Die KI markiert sie, damit Sie Kostensteigerungen nicht übersehen.

Erfassung und Konditionen

Verträge gelangen per E-Mail an die Weiterleitungsadresse Ihrer Gesellschaft oder per Upload (PDF, PNG, JPG, WEBP bis 20 MB, Text- und Scan-PDF) ins Register. Die KI liest die Laufzeitangaben aus, unsichere Felder werden markiert.

Weil Beginn, Ende und Verlängerung strukturiert vorliegen, lässt sich der Bestand auch nach Restlaufzeit auswerten: Sie erkennen, welche Verträge in den nächsten Monaten auslaufen oder sich verlängern, und können Beschaffung und Verhandlungen entsprechend vorausplanen.

Das Vertragsmanagement kostet 49 € pro Monat je Gesellschaft, ist monatlich kündbar, DSGVO-konform und läuft auf Servern in Deutschland. Das Modul befindet sich in der Beta-Phase und teilt sich Anmeldung und Umgebung mit Buchhaltung, Jahresabschluss und Treasury.

Häufige Fragen

Erkennt die Software automatische Verlängerungen?

Ja. Die KI liest Verlängerungsklauseln samt Verlängerungsperiode aus dem Vertrag aus. Der Kündigungstermin wird daraufhin bei jeder Verlängerung automatisch fortgeschrieben, sodass die Frist auch nach mehreren Perioden aktuell bleibt und rechtzeitig gemeldet wird.

Was passiert mit ausgelaufenen Verträgen?

Ausgelaufene und gekündigte Verträge behalten ihren Status und bleiben im durchsuchbaren Register auffindbar. So verlieren Sie die Historie nicht und können jederzeit nachvollziehen, welche Verträge wann endeten und zu welchen Konditionen.

Muss ich Laufzeitenden manuell nachpflegen?

Nein. Beginn, Laufzeitende, Mindestlaufzeit und Verlängerung werden per KI aus dem Vertrag ausgelesen. Bei automatischer Verlängerung rollt der Kündigungstermin selbstständig weiter, sodass keine manuelle Datumspflege nötig ist. Nur wenn sich eine Laufzeit durch einen Nachtrag ändert, passen Sie das betroffene Feld an – der Termin und die Erinnerungen aktualisieren sich dann entsprechend.

Sehe ich, wie lange ich an einen Vertrag gebunden bin?

Ja. Mindestlaufzeit und Verlängerungsklauseln werden als Klausel im Klartext zusammengefasst und mit Originalwortlaut belegt. So erkennen Sie, bis wann Sie gebunden sind und unter welchen Bedingungen ein vorzeitiger Ausstieg möglich ist.

Kann ich alle Laufzeiten exportieren?

Ja. Das Register lässt sich als CSV exportieren, sodass Sie alle Laufzeiten in einer Tabellenkalkulation weiterverarbeiten können. Einzelne Fristen übernehmen Sie zusätzlich als ICS-Termin in Ihren Kalender, wo sie neben den Erinnerungen der Software erscheinen. So haben Sie die Laufzeiten sowohl in der Anwendung als auch in Ihrer gewohnten Kalenderumgebung im Blick.