Vertragsmanagement · Register

Ein durchsuchbares Register für alle Verträge

Ein gutes Vertragsregister beantwortet in Sekunden, welche Verträge laufen, wann sie enden und was sie kosten. Unser Vertragsmanagement legt jeden Vertrag strukturiert ab – mit Status, Kategorie, Fristen, Klauseln und Originaldokument – und macht ihn über Volltextsuche und Filter sofort auffindbar.

Struktur statt Sammelordner

Jeder Vertrag ein Datensatz

Statt loser PDF-Dateien entsteht je Vertrag ein strukturierter Eintrag mit Partner, Vertragsnummer, Kategorie, Beginn, Laufzeitende, Kündigungsfrist, Entgelt und Zahlungsrhythmus. Die KI füllt diese Felder automatisch aus dem Dokument.

Status auf einen Blick

Jeder Vertrag trägt einen Status: aktiv, in Prüfung, gekündigt oder ausgelaufen. So erkennen Sie sofort, welche Verträge gelten und welche bereits beendet sind, ohne jeden einzeln zu öffnen.

Zusatzdokumente am Vertrag

Original, Nachträge und Kündigungsschreiben hängen direkt am jeweiligen Eintrag. Die vollständige Historie eines Vertrags liegt damit an einer Stelle statt verstreut in mehreren Ordnern.

Schnell finden, was Sie suchen

  • Volltextsuche über den gesamten Bestand – Sie finden einen Vertrag über Partner, Nummer oder Stichwort.
  • Kategoriefilter zeigt gezielt eine Vertragsart, etwa alle Versicherungs- oder Softwareverträge.
  • Statusfilter trennt aktive von gekündigten oder ausgelaufenen Verträgen.
  • Auch ältere und beendete Verträge bleiben auffindbar, statt aus dem Register zu verschwinden.
  • Neue Einträge erscheinen automatisch im Register, sobald ein weitergeleiteter oder hochgeladener Vertrag ausgelesen wurde.
  • Der CSV-Export liefert das gesamte Register als strukturierte Tabelle.

Das Register pflegt sich fast von selbst

Ein Register ist nur so gut wie seine Aktualität. Neue Verträge gelangen per E-Mail an die Weiterleitungsadresse Ihrer Gesellschaft – eine Nachricht darf mehrere enthalten – oder per Upload (PDF, PNG, JPG, WEBP bis 20 MB, Text- und Scan-PDF) hinein. Die KI liest die Stammdaten und Klauseln automatisch aus und legt den Eintrag an; unsichere Felder werden markiert statt geraten. So bleibt das Register aktuell, ohne dass jemand Daten abtippt. Weil Daten und Dokument zusammenliegen, entfällt das übliche Hin und Her zwischen Ablage und Liste. Ein neuer Mitarbeiter findet sich sofort zurecht, weil jeder Vertrag derselben Struktur folgt und über Suche und Filter zugänglich ist.

Mehr als eine Ablage

Fristen inklusive

Zu jedem Eintrag gehört der aus Laufzeitende und Kündigungsfrist berechnete Kündigungstermin mit Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vorher. Das Register ist damit zugleich eine Fristenüberwachung.

Klauseln hinterlegt

Erkannte Klauseln – etwa automatische Verlängerung, Mindestlaufzeit oder Preisgleitklausel – liegen im Klartext samt Originalwortlaut am Eintrag und sind nach Relevanz sortiert.

Kosten je Kategorie

Aus den Entgelten entsteht eine Hochrechnung nach Kategorie und Richtung, die auf Wunsch die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speist.

Sicher und fair

Das Register liegt DSGVO-konform auf Servern in Deutschland; je Gesellschaft bleiben die Vertragsdaten getrennt. Das Vertragsmanagement kostet 49 € pro Monat je Gesellschaft und ist monatlich kündbar.

Das Modul befindet sich in der Beta-Phase und teilt sich Anmeldung und Umgebung mit den übrigen Modulen wie Buchhaltung, Jahresabschluss und Treasury.

Ein aktuelles Register ist auch bei Prüfungen und Betriebsübergaben viel wert: Statt Ordner zu durchforsten, liefern Sie eine vollständige, exportierbare Übersicht aller Verträge samt Status, Fristen und Konditionen. So bleibt das Wissen über die Verträge im Unternehmen und ist nicht an einzelne Personen gebunden.

Häufige Fragen

Wie finde ich einen bestimmten Vertrag im Register?

Über die Volltextsuche finden Sie einen Vertrag anhand von Partner, Vertragsnummer oder Stichwort. Zusätzlich grenzen Sie den Bestand über Kategorie- und Statusfilter ein, etwa auf alle aktiven Softwareverträge. So ist ein Vertrag in Sekunden gefunden.

Bleiben gekündigte Verträge im Register?

Ja. Verträge behalten ihren Status – aktiv, in Prüfung, gekündigt oder ausgelaufen – und bleiben auffindbar. Auch beendete Verträge verschwinden nicht, sodass Sie die Historie und die damaligen Konditionen jederzeit nachvollziehen können.

Wie kommt ein Vertrag ins Register?

Sie leiten den Vertrag per E-Mail an die Weiterleitungsadresse Ihrer Gesellschaft weiter oder laden ihn als Datei hoch. Die KI liest die Stammdaten und Klauseln aus und legt den strukturierten Eintrag automatisch an. Unklare Angaben werden markiert, nicht geraten.

Liegen die Originaldokumente auch im Register?

Ja. Zu jedem Vertrag hängen Original, Nachträge und Kündigungsschreiben direkt am Eintrag. Daten und Dokument liegen damit zusammen, statt in getrennten Ablagen – die vollständige Vertragshistorie ist an einer Stelle verfügbar.

Kann ich das Register exportieren?

Ja. Das gesamte Register lässt sich als CSV exportieren und in einer Tabellenkalkulation weiterverarbeiten. Einzelne Fristen übernehmen Sie zusätzlich als ICS-Termin in Ihren Kalender, sodass Sie außerhalb der Anwendung nichts verlieren. Der Export ist damit sowohl für eigene Auswertungen als auch für Prüfungen oder eine Betriebsübergabe nützlich, bei denen ein vollständiger Vertragsüberblick gefragt ist.