Funktionsumfang
Alle Funktionen der Vertragsmanagement-Software auf einen Blick
Eine gute Vertragsmanagement-Software nimmt Ihnen Arbeit ab, statt neue zu schaffen. Vom eigenen Vertrags-Postfach über die KI-Auslesung bis zu Fristen, Klauselanalyse und Export deckt unser Modul den kompletten Ablauf ab. Diese Übersicht zeigt, was die Software je Gesellschaft für Sie erledigt – und wo Ihre Kontrolle bleibt.
Erfassung: Postfach und Upload
Verträge gelangen auf zwei Wegen in die Software. Jede Gesellschaft bekommt eine eigene Weiterleitungsadresse; eine Mail darf mehrere Verträge enthalten. Wer lieber selbst ablegt, nutzt den direkten Upload.
- Eigenes Vertrags-Postfach je Gesellschaft (vertrag-…@vertraege.jahresabschluss.io)
- Sammel-Mails mit mehreren Anhängen werden automatisch getrennt
- Direkter Upload von PDF, PNG, JPG und WEBP bis 20 MB
- Text- und Scan-PDF gleichermaßen
KI-Auslesung der Vertragsdaten
Stammdaten
Vertragspartner samt Rolle, Vertragsnummer und Kategorie werden erkannt und strukturiert abgelegt. So entsteht aus jedem Dokument automatisch ein sauberer Datensatz.
Laufzeit und Frist
Beginn, Laufzeitende, normalisierte Kündigungsfrist, automatische Verlängerung und Verlängerungsperiode landen in klaren Feldern statt im Fließtext.
Finanzen
Hauptentgelt, Zahlungsrhythmus, Währung und Richtung – Ausgabe oder Einnahme – werden ebenfalls ausgelesen und für die Kosten-Hochrechnung genutzt.
Klausel-Erkennung im Klartext
Die Software durchsucht jeden Vertrag nach kritischen Klauseln, fasst sie verständlich zusammen und hinterlegt den Originalwortlaut. Sortiert nach Relevanz sehen Sie zuerst, was wichtig ist.
- Automatische Verlängerung, Mindestlaufzeit und Preisgleit- oder Indexklauseln
- Haftungsbegrenzung, Vertragsstrafen und außerordentliche Kündigung
- Exklusivität, Wettbewerbsverbot und Gerichtsstand
- Einstufung in hoch, mittel und niedrig
Fristen, Erinnerungen und Export
Fristenlogik
Der Kündigungstermin ergibt sich aus Laufzeitende minus Kündigungsfrist und rollt bei automatischer Verlängerung weiter. Standarderinnerungen laufen 60, 30 und 7 Tage vorher, die Vorlaufzeiten sind anpassbar.
Zustellung
Erinnerungen kommen per E-Mail und in der In-App-Übersicht. Je Vertrag legen Sie einen Verantwortlichen fest, der benachrichtigt wird.
Export
Fristen exportieren Sie als ICS – auch für Google Calendar – und das gesamte Vertragsregister als CSV für Ihre eigene Auswertung.
Überblick, Kosten und Dokumente
Das durchsuchbare Vertragsregister lässt sich nach Kategorien filtern, und jeder Vertrag durchläuft einen klaren Status-Lebenszyklus von aktiv über in Prüfung bis gekündigt oder ausgelaufen. So verlieren Sie auch bei vielen Verträgen nicht den Faden.
Zu jedem Vertrag legen Sie Zusatzdokumente ab – Original, Nachträge und Kündigungsschreiben. Die finanziellen Verpflichtungen ergeben eine Monats- und Jahres-Hochrechnung nach Kategorie und Richtung und können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen.
Unterm Strich verschiebt dieser Funktionsumfang Ihre Rolle: Sie erfassen nichts mehr von Hand, sondern prüfen und entscheiden. Die KI liest die Verträge, die Fristenlogik hält die Termine aktuell, die Kostenrechnung entsteht nebenbei, und der Export bringt Register und Fristen in Ihre gewohnten Programme. Jede dieser Funktionen greift in die nächste, sodass kein Bruch zwischen Erfassung, Überwachung und Auswertung entsteht. Weil das Vertragsmanagement ein Modul von jahresabschluss.io ist, arbeitet es zudem Hand in Hand mit Jahresabschluss, Buchhaltung, Steuer und Treasury. Für Sie bedeutet das ein durchgängiges Finanzbild Ihrer Gesellschaft statt vieler getrennter Einzelanwendungen, zwischen denen Sie Daten mühsam hin- und herkopieren müssten.
Ein weiterer Vorteil liegt in der klaren Trennung je Gesellschaft. Verwalten Sie mehrere Gesellschaften, erhält jede ihr eigenes Postfach, ihr eigenes Register und ihre eigene Kosten-Hochrechnung, ohne dass Verträge durcheinandergeraten. Die Abrechnung folgt demselben Prinzip und erfolgt je Gesellschaft. Sollten Sie das Modul nicht mehr benötigen, kündigen Sie monatlich und exportieren zuvor Ihr vollständiges Register als CSV sowie die Fristen als ICS. Ihre Daten bleiben so jederzeit in Ihrer Hand und nicht in der Software eingeschlossen.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Funktion eine Einrichtung?
Nein. Nach der Anlage einer Gesellschaft steht das Vertrags-Postfach bereit und die KI-Auslesung, Klausel-Erkennung sowie Fristenlogik greifen automatisch. Anpassen müssen Sie nur, was Sie ändern möchten, etwa die Vorlaufzeiten der Erinnerungen oder den Verantwortlichen je Vertrag.
Kann ich mein Vertragsregister exportieren?
Ja. Das gesamte Vertragsregister lässt sich als CSV exportieren, etwa für eine Auswertung in Ihrer Tabellenkalkulation. Zusätzlich exportieren Sie einzelne Fristen als ICS-Datei, die Sie in Google Calendar oder andere Kalender einlesen.
Werden auch die Vertragskosten erfasst?
Die KI liest Hauptentgelt, Zahlungsrhythmus, Währung und Richtung aus. Daraus entsteht eine Monats- und Jahres-Hochrechnung nach Kategorie und Richtung. Diese finanziellen Verpflichtungen können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen.
Wie behalte ich bei vielen Verträgen den Überblick?
Das Vertragsregister ist durchsuchbar und nach Kategorien filterbar. Jeder Vertrag hat einen Status von aktiv über in Prüfung bis gekündigt oder ausgelaufen. So finden Sie einen Vertrag in Sekunden statt im Aktenordner zu blättern.
Ist die Software fertig oder in Entwicklung?
Das Modul befindet sich in der Beta-Phase, deckt den beschriebenen Funktionsumfang aber bereits ab. Es kostet 49 Euro pro Monat je Gesellschaft, ist monatlich kündbar und wird in Deutschland DSGVO-konform gehostet.