Vertragsmanagement · Mittelstand

Alle Unternehmensverträge zentral und fristensicher

Mittelständische Unternehmen sammeln über die Jahre Hunderte Verträge – Miete, Leasing, Versicherungen, Software, Wartung, Lieferanten. Ohne System gehen Fristen unter und Kosten laufen aus dem Ruder. Unser Vertragsmanagement bündelt alles in einem durchsuchbaren Register mit automatischer Fristenüberwachung.

Typische Vertragsprobleme im Mittelstand

Wissen an Personen gebunden

Oft weiß nur eine Person, welche Verträge laufen und wann sie enden. Fällt sie aus oder verlässt das Unternehmen, fehlt der Überblick. Ein zentrales Register mit hinterlegtem Verantwortlichen je Vertrag macht das Wissen unabhängig von Einzelpersonen.

Fristen im E-Mail-Postfach

Kündigungsfristen verstecken sich in alten Mails und PDF-Anhängen. Die automatische Berechnung des Kündigungstermins mit Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vorher holt diese Fristen ans Licht.

Kosten ohne Überblick

Wiederkehrende Vertragskosten summieren sich, ohne dass jemand die Gesamtsumme kennt. Die Hochrechnung nach Kategorie und Richtung zeigt, wofür das Unternehmen dauerhaft Geld bindet.

Schnell zum vollständigen Vertragsbestand

  • Bestandsverträge per Upload erfassen – PDF, PNG, JPG oder WEBP bis 20 MB, Text- und Scan-PDF.
  • Neue Verträge per E-Mail an die Weiterleitungsadresse der Gesellschaft senden; eine Mail darf mehrere Verträge enthalten.
  • Die KI liest Partner, Vertragsnummer, Kategorie, Fristen, Verlängerung, Entgelt und Zahlungsrhythmus aus.
  • Unsichere Felder werden markiert – Sie prüfen gezielt und übernehmen den Rest.
  • Der CSV-Export übergibt den gesamten Bestand an eigene Auswertungen oder an die betreuende Steuerberatung, und Fristen wandern als ICS-Termin in den Kalender.
  • Über Kategoriefilter und Volltextsuche behalten Sie auch bei mehreren Hundert Verträgen den Überblick.

Klauseln, die im Mittelstand oft übersehen werden

Gerade bei Rahmen-, Liefer- und Dienstleistungsverträgen stecken Risiken im Kleingedruckten. Die KI erkennt automatische Verlängerung, Mindestlaufzeit, Preisgleit- und Indexklauseln, Haftungsbegrenzung, Vertragsstrafen, außerordentliche Kündigung, Exklusivität, Wettbewerbsverbot und Gerichtsstand. Jede Klausel wird im Klartext zusammengefasst, mit Originalwortlaut belegt und nach Relevanz in hoch, mittel und niedrig sortiert. So erkennen auch Mitarbeitende ohne juristische Ausbildung, worauf es ankommt. Damit ist das Wissen über Vertragsrisiken nicht mehr an einzelne Fachleute gebunden, sondern steht dem ganzen Team strukturiert zur Verfügung. Bei umfangreichen Rahmenverträgen mit vielen Anlagen spart die priorisierte Übersicht besonders viel Zeit.

Vom Vertrag in die Finanzsteuerung

Kostenauswertung

Wiederkehrende und einmalige Zahlungen ergeben eine Monats- und Jahreshochrechnung je Kategorie und Richtung – eine solide Basis für Budget und Einkaufsverhandlungen.

Anschluss an Treasury

Die finanziellen Verpflichtungen können die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen, sodass Vertragsbelastungen automatisch in der Liquiditätsplanung erscheinen.

Export und Kalender

Das Register lässt sich als CSV exportieren, Fristen als ICS-Termin in den Kalender übernehmen. So integrieren Sie das Vertragsmanagement in Ihre bestehenden Abläufe.

Konditionen für mittelständische Unternehmen

Das Vertragsmanagement kostet 49 € pro Monat je Gesellschaft und ist monatlich kündbar. Betreiben Sie mehrere Gesellschaften, legen Sie je Firma eine eigene, sauber getrennte Einheit an.

Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform auf Servern in Deutschland. Das Modul befindet sich in der Beta-Phase und lässt sich mit Buchhaltung, Jahresabschluss und Treasury in derselben Umgebung kombinieren.

Viele mittelständische Unternehmen starten mit einem großen Bestand an Alt-Verträgen. Diese lassen sich stapelweise hochladen oder per Sammelmail weiterleiten, sodass der vorhandene Bestand zügig digitalisiert ist und ab dann automatisch aktuell gehalten wird.

Häufige Fragen

Eignet sich das Vertragsmanagement für Hunderte Verträge?

Ja. Das Register ist durchsuchbar, lässt sich nach Kategorie filtern und zeigt je Vertrag Status und Verantwortlichen. Auch bei mehreren Hundert Verträgen finden Sie einen Vertrag über die Volltextsuche in Sekunden und behalten Fristen automatisch im Blick.

Wie schnell habe ich meinen Bestand erfasst?

Bestandsverträge laden Sie als Datei hoch oder leiten sie per E-Mail weiter – auch mehrere in einer Nachricht. Die KI liest die Stammdaten und Klauseln automatisch aus, sodass ein großer Bestand deutlich schneller erfasst ist als bei manueller Eingabe.

Können mehrere Mitarbeitende die Verträge betreuen?

Je Vertrag hinterlegen Sie einen Verantwortlichen, sodass klar ist, wer sich um Fristen und Kündigung kümmert. Das Wissen über die Verträge bleibt so im Unternehmen und ist nicht an eine einzelne Person gebunden.

Hilft die Software beim Kostenüberblick?

Ja. Aus den hinterlegten Entgelten entsteht eine Hochrechnung der wiederkehrenden Kosten je Kategorie und Richtung. Diese finanziellen Verpflichtungen können zusätzlich die Liquiditätsvorschau im Treasury-Modul speisen, damit Vertragsbelastungen in der Finanzplanung sichtbar werden.

Was kostet das Modul für ein mittelständisches Unternehmen?

Der Preis liegt bei 49 € pro Monat je Gesellschaft, monatlich kündbar. Für jede Firma legen Sie eine eigene Einheit an. Die Daten liegen DSGVO-konform auf Servern in Deutschland, und das Modul befindet sich in der Beta-Phase. Gemessen an einer einzigen ungewollt verlängerten Vertragsbindung ist der monatliche Beitrag in der Regel schnell wieder eingespielt, gerade bei einem größeren Vertragsbestand.