Offene Posten prüfen

Offene Posten per KI-Agent prüfen

Ihre offene-Posten-Liste ist die vielleicht wichtigste Übersicht im laufenden Ablauf: Wer schuldet Ihnen noch Geld, welche Lieferantenrechnungen sind fällig, was ist überfällig? Mit einem angebundenen KI-Agenten fragen Sie diese OPOS-Liste in normaler Sprache ab — der Agent ruft das lesende Werkzeug list_open_items auf, filtert nach Fälligkeit und Restbetrag und liefert die Antwort direkt im Chat. Der Agent ist dabei Ihr Werkzeug, nicht Teil unserer Software: Sie verbinden Claude, ChatGPT oder Cursor über einen API-Schlüssel mit Ihrer echten Buchhaltung. Weil OPOS-Fragen reine Auswertungen sind, genügt ein reiner Lese-Zugang — der Agent kann nichts verändern.

Was der Agent aus Ihren offenen Posten liest

Ein einziges lesendes Werkzeug, list_open_items, liefert die vollständige OPOS-Sicht auf beide Seiten — mit den Feldern, auf die es bei der Fälligkeitsanalyse ankommt.

Debitoren — offene Forderungen

Zu jedem offenen Kundenposten liefert der Agent den Debitornamen, die Belegreferenz, Beleg- und Fälligkeitsdatum, den ursprünglichen Bruttobetrag und den noch offenen Restbetrag. So sehen Sie auf einen Blick, wer wie lange im Verzug ist und welche Summe dahintersteht.

Kreditoren — offene Verbindlichkeiten

Genauso liest der Agent Ihre unbezahlten Lieferantenrechnungen — je Kreditor mit Belegdatum, Fälligkeit und offenem Restbetrag. So erkennen Sie, was bereits überfällig ist und was demnächst fällig wird, und priorisieren den nächsten Zahllauf nach Fälligkeit statt nach Bauchgefühl.

Fälligkeit und Alter

Jeder Posten trägt sein Fälligkeitsdatum. Der Agent rechnet daraus das Alter in Tagen und bildet Fälligkeitsbänder (0–30, 31–60, über 60 Tage) — ohne dass Sie eine Formel schreiben oder eine Auswertung anlegen müssen.

Nur der offene Rest

Teilzahlungen und Ausgleiche sind bereits berücksichtigt: list_open_items zeigt den tatsächlichen Restbetrag (Bruttobetrag abzüglich geleisteter Zahlungen), nicht den ursprünglichen Rechnungsbetrag — die Zahl, auf die es beim Liquiditätsblick ankommt.

Fragen, die der Agent im Klartext beantwortet

Sie formulieren die Frage, der Agent übersetzt sie in einen Aufruf von list_open_items und filtert das Ergebnis. Beispiele aus dem Alltag:

  • Welche Kreditoren sind über 30 Tage überfällig — und mit welchem Gesamtbetrag?
  • Wie hoch ist die Summe aller offenen Forderungen zum heutigen Stichtag?
  • Welche drei Kunden schulden mir am meisten, und seit wann?
  • Welche Lieferantenrechnungen werden in den nächsten sieben Tagen fällig?
  • Gibt es Debitoren, deren Restbetrag seit mehr als 90 Tagen offen ist?
  • Wie verteilen sich die offenen Posten auf die Fälligkeitsbänder 0–30, 31–60 und über 60 Tage?

So binden Sie den Agenten an

Ein Befehl verbindet einen MCP-fähigen Client mit Ihrer Buchhaltung. Den Bearer-Schlüssel legen Sie vorher in der Übersicht Ihrer Firma an; er beginnt mit jab_live_. Für die reine OPOS-Prüfung genügt ein Schlüssel mit Lese-Scope. Das npm-Paket @jahresabschluss/buchhaltung-mcp ist noch nicht veröffentlicht — die gehostete Variante per URL ist der verlässliche Weg.

# OPOS per Agent abfragen — Lese-Zugang genügt
claude mcp add --transport http buchhaltung \
  "$MCP_URL" --header "Authorization: Bearer jab_live_…"

# dann im Chat:
> Welche Kreditoren sind über 30 Tage überfällig?
# Der Agent ruft list_open_items auf und
# filtert nach Fälligkeit und Restbetrag.

Nur lesend — der Agent verändert nichts

list_open_items gehört zu den zehn lesenden von insgesamt vierzehn Werkzeugen. Ein Schlüssel, der nur den Lese-Scope trägt, kann ausschließlich abfragen: Konten, Journal, Saldenliste, Rechnungen, Bankumsätze und eben die offenen Posten. Buchen, stornieren oder Rechnungen schreiben ist damit technisch ausgeschlossen.

Für eine OPOS-Analyse ist das genau richtig. Sie geben dem Agenten Einblick, aber keine Hand am Buchungskern. Möchten Sie später aus einer Erkenntnis eine Handlung ableiten — etwa eine überfällige Forderung anmahnen — brauchen Sie einen getrennten Schlüssel mit Schreib-Scope; die Prüfung selbst bleibt davon unberührt.

Ein Schlüssel, eine Firma

Die Gesellschaft wird aus dem Schlüssel abgeleitet, nicht als Parameter übergeben. Ein jab_live_-Schlüssel gehört zu genau einer Firma — der Agent kann deren offene Posten nie versehentlich mit denen einer anderen Mandantin vermischen.

Betreuen Sie als Steuerberater mehrere Häuser, legen Sie je Firma einen eigenen Schlüssel an und benennen die Verbindung entsprechend. Der Agent spricht dann immer mit genau dem Kontenwerk, das zum gewählten Schlüssel gehört.

OPOS prüfen heißt vorbereiten, nicht abschließen

Die API arbeitet ausschließlich mit Buchhaltungsdaten. Sie können offene Posten auslesen, auswerten und für den Monats- oder Jahreswechsel sauber aufbereiten — einen Jahresabschluss, eine E-Bilanz oder eine Steuererklärung erzeugt oder übermittelt die Schnittstelle jedoch nicht.

Diese Schritte finden bewusst in der Anwendung selbst statt, mit den dafür vorgesehenen Prüfungen und Freigaben. Der Agent liefert Ihnen die belastbaren Zahlen; der eigentliche Abschluss bleibt ein bewusster Vorgang in der Software.

Häufige Fragen

Welche Fragen zu offenen Posten kann der Agent beantworten?

Alles, was sich aus Fälligkeit, Restbetrag und der Zuordnung Debitor/Kreditor ableiten lässt: überfällige Posten ab einer bestimmten Tagesgrenze, Summen je Fälligkeitsband, die größten Schuldner oder bald fällige Lieferantenrechnungen. Der Agent ruft dazu list_open_items auf, kann serverseitig bereits nach Debitor oder Kreditor vorfiltern und wertet das Ergebnis nach Ihrer Frage aus.

Braucht der Agent Schreibrechte, um offene Posten zu prüfen?

Nein. Die OPOS-Prüfung ist eine reine Auswertung. Ein Schlüssel mit Lese-Scope genügt vollständig; er kann keine Buchung anlegen, keine stornieren und keine Rechnung schreiben. Das ist die sicherste Betriebsart für Analysen, weil der Agent den Buchungskern gar nicht erreichen kann.

Sieht der Agent Debitoren und Kreditoren zusammen?

Ja. list_open_items liefert offene Forderungen wie Verbindlichkeiten. Sie können den Agenten bitten, nur eine Seite zu betrachten (etwa 'nur Kreditoren'), oder beide gegenüberzustellen, um zum Beispiel Ihre kurzfristige Liquiditätslage aus fälligen Forderungen und Verbindlichkeiten einzuschätzen.

Kann der Agent aus einer überfälligen Forderung gleich eine Mahnung machen?

Die Prüfung selbst nicht — sie ist lesend. Das Anmahnen ist ein schreibender Vorgang und läuft über getrennte Werkzeuge und einen Schlüssel mit Schreib-Scope. Sie können den Agenten aber die Kandidaten für einen Mahnlauf zusammenstellen lassen und die Aktion anschließend bewusst freigeben.

Kann ich über die API aus den offenen Posten eine E-Bilanz oder einen Jahresabschluss erzeugen?

Nein. Die Schnittstelle ist reine Buchhaltung. Sie bereitet Zahlen vor, die in der Anwendung später zum Abschluss werden — Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärung entstehen dort mit den vorgesehenen Prüfungen und Freigaben, nicht über die API.

Wie viele Werkzeuge stehen insgesamt zur Verfügung?

Vierzehn: zehn lesende und vier schreibende. list_open_items ist eines der zehn lesenden. Für die reine OPOS-Auswertung nutzen Sie ausschließlich diesen Lese-Teil, ohne dass ein Schreibrecht überhaupt vergeben sein muss.