Eingangsrechnungen mit KI-Agent buchen

Was der Agent aus einer Eingangsrechnung macht

Aus einer eingehenden Rechnung wird ein vollständiger, prüfsicherer Buchungssatz mit Kreditor, Vorsteuer, Aufwand und Fälligkeit.

Der Buchungsaufruf: POST /incoming-invoices

Ein schreibender Aufruf — als REST-Endpoint oder als MCP-Werkzeug book_incoming_invoice. Die Firma wird aus dem Schlüssel abgeleitet und ist kein Parameter im Aufruf.

POST /incoming-invoices
Authorization: Bearer jab_live_…
Content-Type: application/json

{
  "kreditor": "Bürobedarf Meyer GmbH",
  "rechnungsnummer": "2026-4711",
  "rechnungsdatum": "2026-07-01",
  "faelligkeit": "2026-07-31",
  "netto": 1000.00,
  "steuersatz": 19,
  "vorsteuer": 190.00,
  "brutto": 1190.00,
  "aufwandskonto": "6815"
}

Vorsteuer korrekt ziehen

Der Vorsteuerabzug ist der heikelste Teil jeder Eingangsrechnung — und der, bei dem ein Agent besonders diszipliniert arbeiten muss. Der Buchungskern erwartet Netto, Steuersatz und Vorsteuerbetrag getrennt, nicht nur den Bruttobetrag. So bleibt der Steuerbetrag nachvollziehbar an die Buchung geknüpft und verschwindet nicht in einem gerundeten Endbetrag.

Weicht der auf der Rechnung ausgewiesene Steuerbetrag rechnerisch von Netto mal Steuersatz ab — etwa durch zeilenweise Rundung —, sollten Sie Ihren Agenten anweisen, den ausgewiesenen Betrag zu übernehmen. Maßgeblich für den Vorsteuerabzug ist die Rechnung selbst, nicht die Nachrechnung.

Fehlen Pflichtangaben nach § 14 UStG, ist die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug geeignet (§ 15 UStG). Ihr Agent kann eine solche Rechnung als Aufwand ohne Vorsteuer buchen und Sie darauf hinweisen — die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen oder Ihrem Steuerberater.

Sonderfälle wie die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG — etwa bei Bauleistungen oder ausländischen Lieferanten — weist die Eingangsrechnung ohne offene Vorsteuer aus. Weisen Sie Ihren Agenten an, solche Rechnungen zu erkennen und die Umkehr der Steuerschuld gesondert zu behandeln, statt eine Vorsteuer zu buchen, die auf der Rechnung gar nicht steht.

Aus der Rechnung wird ein offener Posten

• Jede gebuchte Eingangsrechnung erzeugt automatisch einen offenen Kreditorenposten mit Betrag, Rechnungsnummer und Fälligkeit.
• Ein lesender Aufruf gibt die Liste der offenen Verbindlichkeiten zurück — Ihr Agent sieht jederzeit, welche Rechnungen noch zu zahlen sind.
• Hinterlegte Skontofristen kann der Agent auswerten und daraus eine Zahlungsempfehlung ableiten.
• Der Ausgleich erfolgt nicht per Löschung, sondern über eine Zahlungsbuchung, die den Bankumsatz gegen den Posten stellt — das Prüfen und Matchen der offenen Posten vertiefen wir auf einer eigenen Seite.

GoBD gilt auch für die Buchung des Agenten

Ein schreibender Aufruf über die API oder den MCP-Server ist keine Abkürzung an den Regeln vorbei. Er läuft durch exakt denselben Buchungskern wie die Erfassung von Hand: Jede Buchung ist Soll gleich Haben, wird fortlaufend und lückenlos nummeriert und ist nach der Festschreibung nicht mehr veränderbar.

Hat der Agent eine Eingangsrechnung falsch erfasst — den falschen Kreditor gewählt, den Vorsteuerbetrag vertippt oder das Aufwandskonto verwechselt —, wird die Buchung nicht überschrieben oder gelöscht, sondern durch eine Stornobuchung neutralisiert und korrekt neu gebucht. Die ursprüngliche Zeile bleibt als Teil des unveränderlichen Journals bestehen.

Damit erfüllt eine agentengeführte Erfassung dieselben Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit wie jede andere ordnungsmäßige Buchführung. Der Prüfer sieht der Buchung nicht an, ob ein Mensch oder ein Agent sie über die API angelegt hat.

write-Scope: was Ihr Schlüssel erlauben muss

Der Agent ist Ihr Werkzeug — so binden Sie ihn an

Wichtig zur Einordnung: Der KI-Agent, der die Rechnungen bucht, ist Ihr Werkzeug, nicht Teil unserer Software. Sie wählen ihn selbst — Claude Code, Claude Desktop, ChatGPT, einen Custom GPT, Cursor oder eine Ablaufsteuerung wie n8n, Zapier oder Make. Wir stellen die Buchhaltung samt REST-API und MCP-Server bereit; die Steuerung bleibt bei Ihnen.

Am schnellsten geht die Anbindung über den gehosteten MCP-Server per URL: Sie hinterlegen die Server-URL und Ihren Bearer-Schlüssel im Header, fertig. Das npm-Paket @jahresabschluss/buchhaltung-mcp ist noch nicht veröffentlicht — nutzen Sie deshalb die gehostete URL-Variante, das ist derzeit der verlässliche Weg. Alternativ sprechen Sie die REST-API direkt an, etwa aus einem eigenen Skript oder einer LangChain-Kette.

Sobald die Verbindung steht, genügt eine Anweisung in natürlicher Sprache: „Buche diese Eingangsrechnung auf Bürobedarf, 19 % Vorsteuer, fällig Ende des Monats.“ Der Agent übersetzt das in den passenden Buchungsaufruf — und der Buchungskern sorgt dafür, dass am Ende alles GoBD-konform im Journal steht.

Häufige Fragen

Welchen Scope braucht der Agent zum Buchen von Eingangsrechnungen?

Er braucht den write-Scope. Buchen ist ein schreibender Vorgang — book_incoming_invoice ist eines der 4 schreibenden von insgesamt 14 MCP-Werkzeugen. Ein reiner Lese-Schlüssel kann Rechnungen, Salden und offene Posten abrufen, aber keine Buchung anlegen. Vergeben Sie den write-Scope gezielt nur für den Ablauf, der tatsächlich buchen soll.

Bucht der Agent die Vorsteuer automatisch mit?

Ja, wenn Sie Netto, Steuersatz und Vorsteuerbetrag im Aufruf übergeben. Der Buchungskern trennt die Vorsteuer sauber auf das zugeordnete Vorsteuerkonto, sodass sie später der Umsatzsteuer-Voranmeldung als abziehbarer Betrag zur Verfügung steht. Maßgeblich für den Vorsteuerabzug bleibt der auf der Rechnung ausgewiesene Betrag — weisen Sie Ihren Agenten an, diesen zu übernehmen. Sonderfälle wie § 13b UStG behandeln Sie ohne offene Vorsteuer.

Kann der Agent aus den Rechnungen einen Jahresabschluss oder eine E-Bilanz erstellen?

Nein. Die API ist ausschließlich Buchhaltung. Der Agent bucht Eingangsrechnungen, ruft Salden ab und bereitet damit saubere Zahlen vor. Der Jahresabschluss, die E-Bilanz und die Steuererklärung werden nicht über die API erstellt oder übermittelt, sondern später in der Anwendung selbst — auf Basis genau dieser gebuchten Daten.

Was passiert, wenn der Agent eine Rechnung falsch gebucht hat?

Nichts wird überschrieben oder gelöscht. Nach den GoBD ist eine festgeschriebene Buchung unveränderlich. Eine Korrektur erfolgt über eine Stornobuchung, die die falsche Buchung neutralisiert, plus die korrekte Neubuchung. Die ursprüngliche Zeile bleibt im lückenlosen Journal sichtbar — genau das macht die Buchführung prüfsicher.

Woher weiß der Agent, für welche Firma er bucht?

Aus dem Schlüssel. Jeder jab_live_-Schlüssel ist fest an genau eine Gesellschaft gebunden, die aus dem Schlüssel abgeleitet wird. Es gibt keinen Firmen-Parameter im Aufruf. So kann ein Agent nie versehentlich in eine andere Mandantin buchen — für mehrere Firmen legen Sie mehrere Schlüssel an.

Muss ich ein npm-Paket installieren?

Nein. Das Paket @jahresabschluss/buchhaltung-mcp ist noch nicht veröffentlicht. Nutzen Sie stattdessen den gehosteten MCP-Server per URL — Sie hinterlegen die Server-URL und Ihren Bearer-Schlüssel im Header. Das ist derzeit der verlässliche Weg. Alternativ sprechen Sie die REST-API direkt an.