KI-Vertragsverwaltung
Vertragsverwaltung, die die KI für Sie erledigt
Klassische Vertragsverwaltung heißt: abtippen, sortieren, Fristen im Kalender nachtragen. Die KI-Vertragsverwaltung dreht das um. Sie liest jeden Vertrag selbst aus, legt die Daten strukturiert ab und überwacht die Fristen im Hintergrund. Ihre Aufgabe verschiebt sich vom Erfassen zum Prüfen und Entscheiden.
Erfassen war gestern – jetzt liest die KI
Der größte Zeitfresser der Vertragsverwaltung ist das manuelle Eintippen. Genau das übernimmt die KI: Sie extrahiert die relevanten Felder aus dem Dokument und legt sie strukturiert ab. Sie prüfen nur noch die markierten Stellen.
- Vertragspartner mit Rolle, Vertragsnummer und Kategorie
- Beginn, Laufzeitende und normalisierte Kündigungsfrist
- Automatische Verlängerung und Verlängerungsperiode
- Hauptentgelt, Zahlungsrhythmus, Währung und Richtung
Prüfen statt raten
Eine Vertragsverwaltung ist nur so gut wie ihre Daten. Deshalb rät die KI nicht: Felder, bei denen sie sich nicht sicher ist, markiert sie ausdrücklich zur Prüfung. Sie sehen sofort, wo ein Blick ins Dokument lohnt, und bestätigen den Rest.
So entsteht ein geprüftes Vertragsregister, dessen Fristen und Kosten auf verlässlichen Angaben beruhen. Die KI beschleunigt die Arbeit, die Verantwortung für die Freigabe bleibt bei Ihnen.
Ein Postfach je Gesellschaft
Weiterleiten genügt
Jede Gesellschaft hat eine eigene Weiterleitungsadresse. Kommt ein Vertrag per E-Mail, leiten Sie ihn weiter – die KI-Vertragsverwaltung legt ihn an und liest ihn aus.
Sammel-Mails erlaubt
Enthält eine Mail mehrere Verträge, werden sie getrennt und einzeln erfasst. So bringen Sie ganze Postfach-Ordner in einem Rutsch in die Software.
Oder klassisch hochladen
Wer Verträge lokal sammelt, lädt PDF, PNG, JPG oder WEBP bis 20 MB direkt hoch – Text-PDF ebenso wie Scans.
Fristen und Kosten laufen automatisch mit
Sobald ein Vertrag erfasst ist, arbeitet die Verwaltung im Hintergrund weiter. Fristen berechnen sich selbst, Kosten summieren sich auf, und Sie werden rechtzeitig erinnert.
- Kündigungstermin aus Laufzeitende minus Kündigungsfrist, rollend bei Verlängerung
- Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vorher, Vorlaufzeiten anpassbar
- Ein Verantwortlicher je Vertrag erhält die Benachrichtigungen
- Monats- und Jahres-Hochrechnung der Kosten nach Kategorie und Richtung
Ordnung, Suche und Ablage
Alle Verträge landen in einem durchsuchbaren Register, das sich nach Kategorien filtern lässt. Der Status-Lebenszyklus von aktiv über in Prüfung bis gekündigt oder ausgelaufen zeigt jederzeit, wo ein Vertrag steht.
Zu jedem Vertrag legen Sie Zusatzdokumente wie Nachträge oder Kündigungsschreiben ab. Die KI-Vertragsverwaltung ist ein Modul von jahresabschluss.io, kostet 49 Euro pro Monat je Gesellschaft und wird in Deutschland DSGVO-konform betrieben.
In der täglichen Arbeit zeigt sich der Nutzen vor allem dort, wo früher Reibung entstand. Ein neuer Vertrag kommt per E-Mail, Sie leiten ihn weiter, und statt ihn abzutippen prüfen Sie nur die vorbelegten Felder. Ein bestehender Ordner voller Altverträge wandert per Sammel-Upload oder Sammel-Mail hinein, wobei mehrere Verträge in einer Nachricht automatisch getrennt werden. Kommt es zu einer Änderung, legen Sie den Nachtrag beim Vertrag ab, sodass jederzeit klar ist, welche Fassung gilt.
Auch das Ende eines Vertrags ist sauber abgebildet. Sobald ein Vertrag gekündigt oder ausgelaufen ist, ändert sich sein Status im Register, und das Kündigungsschreiben liegt als Zusatzdokument bei. So bleibt der gesamte Lebenslauf nachvollziehbar, von der Erfassung über Nachträge bis zur Beendigung. Für Gesellschaften mit vielen Verträgen bedeutet diese durchgängige Verwaltung, dass niemand mehr im Kopf behalten muss, wo ein Dokument liegt oder welche Frist als Nächstes ansteht; die Software hält beides fest und meldet sich rechtzeitig von selbst.
Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich KI-Vertragsverwaltung von einer Tabelle?
Eine Tabelle müssen Sie selbst füllen und pflegen. Die KI-Vertragsverwaltung liest die Daten aus dem Dokument aus, berechnet Fristen selbst und erinnert Sie aktiv. Sie prüfen die markierten Felder, statt jeden Wert abzutippen und Termine manuell nachzuhalten.
Muss ich der KI vertrauen, ohne die Daten zu sehen?
Nein. Alle ausgelesenen Felder sind sichtbar und editierbar, unsichere Stellen werden zur Prüfung markiert. Sie kontrollieren jeden Vertrag vor der Freigabe. Die KI liefert den Entwurf, die Entscheidung treffen Sie.
Wie schnell ist ein Vertrag verwaltet?
Nach dem Weiterleiten oder Hochladen erledigt die KI die Erfassung. Sie prüfen die vorbelegten Felder, korrigieren bei Bedarf und geben frei. Anschließend laufen Fristen und Kostenhochrechnung automatisch mit, ohne weiteren Aufwand Ihrerseits.
Kann ich mehrere Gesellschaften getrennt verwalten?
Ja. Jede Gesellschaft hat ein eigenes Vertrags-Postfach und ein eigenes Register. Das Modul wird je Gesellschaft für 49 Euro pro Monat abgerechnet, sodass Verträge sauber getrennt bleiben.
Bleiben meine Verträge vertraulich?
Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform auf Servern in Deutschland. Ihre Verträge liegen zentral in der Software statt verstreut in privaten Postfächern und lokalen Ordnern, was die Vertraulichkeit eher erhöht als mindert.